Este texto está dividido em quatro partes: 1, 2, 3 e 4. Esta é a primeira parte.
Em todo evento economicamente relevante, o dinheiro não cai do céu - sempre há uma origem (crédito) bem definida, assim como há uma aplicação (débito), para onde o dinheiro foi. Todo evento contábil tem débito e crédito em igual montante.
Esse é o método das partidas dobradas. Seu grande mérito é permitir a demonstração cabal das origens e aplicações de recursos. Ele é auto-verificante, pois o total do débito sempre tem de ser igual ao total do crédito.
Pelo menos na minha cabeça, origem sempre vem antes de aplicação, e especificar débito e crédito nesta ordem soa "invertido". Provavelmente o Frei Luca Pacioli (o inventor das partidas dobradas) partiu da presunção que a maioria das pessoas primeiro pensa em que vai gastar, para depois procurar as origens de recursos.
Existem outros esquemas "pernetas", mais simples, de manter as contas em ordem. O mais usado é o livro-caixa. Todo lançamento envolve o livro-caixa, como débito ou crédito. Desta forma, tem-se ao menos um controle rigoroso do patrimônio contido no caixa.
Devido à ausência de outras contas, o caixa contém de tudo: dinheiro, cheques pré-datados, vales, papeizinhos de todo tipo. Pode ser o o suficiente para um boteco ou lojinha.
Outro esquema é o controle total apenas das contas de patrimônio. Isso evita jogar tudo no caixa, permite controlar investimentos e dívidas em separado etc. Mas as contas de resultado, ou seja, receitas e despesas, continuam sem controle. Softwares como MS-Money e assemelhados adotam essa tática.
A propósito, patrimônio é tudo quanto a entidade possua, seja bens, direitos, ou dívidas. Já as contas de resultado controlam despesas e receitas.
Ativo é a parte "positiva" do patrimônio: bens e direitos. Não é muito difícil imaginar isso - dinheiro, conta no banco (com saldo no azul), terrenos, prédios, automóvel.
Num balanço, as contas do ativo são listadas em ordem inversa de liquidez. Por exemplo, é mais fácil sacar dinheiro de uma conta bancária do que vender um terreno, portanto a conta aparece mais acima. Por tradição, dinheiro em mão sempre aparece em primeiríssimo lugar.
Quando aplica-se dinheiro em uma conta ativa, ela cresce, portanto ela possui natureza devedora. Saldo positivo em conta bancária é saldo devedor.
Na medida em que descemos o balanço em direção às contas menos líquidas, a avaliação dos reais valores fica progressivamente mais difícil.
No fundo do balanço, fica um grupo de contas fantasmagórico chamado o Ativo Diferido. Diferir significa postergar. Tratam-se de valores despendidos, mas que eu não quero reconhecer (imediatamente) como despesa pura e simples, então eles passam um tempo no purgatório do Diferido.
Um bom exemplo é o seguro de um carro. Você paga um ano inteiro antecipadamente, mas não seria correto considerar isso como despesa no mês do pagamento, pois ele vale por todo o ano. O correto é lançar:
A liquidez do Diferido é praticamente nula: não espere receber seu dinheiro de volta se cancelar o seguro do carro. Por ser uma conta "complicada", o Ativo Diferido é das mais usadas em fraudes contábeis, principalmente para esconder prejuízos e/ou despesas vultosas. (Outra fraude bastante comum é "inchar" as contas a receber.)
A propósito, já que mencionamos a apropriação mensal da despesa de seguro, temos de citar os regimes de competência e de caixa. No regime de competência, obrigatório por lei no Brasil, as receitas e despesas são assim consideradas no momento de competência. Exemplo: a receita é contabilizada no momento da venda. Já o regime de caixa... bem, o nome diz tudo. Neste, a receita é contabilizada no momento do recebimento efetivo. O regime de caixa é popular nos EUA.
Qual dos dois regimes é melhor? O regime de caixa é menos burocrático (evita por exemplo aquele controle mensal do seguro do carro), mas o regime de competência produz balanços com resultados mais estáveis, e mais facilmente comparáveis com períodos anteriores. É quase impossível fazer um balanço mensal decente em regime de caixa (imagine o prejuízo no mês onde se paga 13o), embora isso seja comum em regime de competência.
Por último, o regime de caixa tem o mérito do conservadorismo: se houver uma hecatombe de calotes por parte de seus clientes, seu balanço não estará "inchado" com uma receita que acabou não se concretizando. Enfim, a decisão do regime, em se tratando de contabilidade não fiscal, é sua.
Passivo é o patrimônio negativo, ou seja, tudo quanto a entidade deve a outras.
Não é muito difícil imaginar dívidas e contas a pagar. O passivo é fácil de entender. O passivo é listado no balanço por ordem inversa de exigibilidade - itens com prazo mais longo ficam mais para baixo.
(Os nomes "ativo" e "passivo" são ao meu ver pouco esclarecedores, e inspiram conotações sexuais pouco lisonjeiras à classe contábil. Em inglês, passivo é liabilities que significa simplesmente "ônus" ou "dívidas". Os acadêmicos justificam os nomes dizendo que ativo é tudo que circula, enquanto passivo apenas aumenta ou diminui sem circular. Não me convence.)
Se você toma dinheiro emprestado para comprar um carro, então a origem (crédito) do dinheiro é a conta do seu credor, e a aplicação (débito) é um ativo permanente. Os lançamentos a crédito fazem o saldo passivo crescer, portanto têm natureza credora.
Para pagar a dívida, a origem será um ativo disponível - dinheiro ou conta bancária - e a aplicação será o credor, que fica assim zerado. (Não falamos dos juros. Juros pagos são despesas, e são lançados em separado.)
A propósito, quando você deposita num banco, o dinheiro não fica descansando no cofre, mas sim é emprestado a outras pessoas. O dinheiro vai embora, mas permanece a dívida do banco para com você. Se o banco não quebrar, você pode reclamar essa dívida a qualquer momento, fazendo um saque.
É por isso que uma conta com saldo positivo aparece com "CR" no extrato, pois o extrato é um pequeno relatório contábil do ponto de vista do banco. Do nosso ponto de vista, no nosso balanço, saldo positvo em conta é devedor.
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