Este texto está dividido em quatro partes: 1, 2, 3 e 4. Esta é a quarta e última parte.
Contabilidade é uma ciência bastante interessante; o que estraga são os contadores que tornam tudo muito chato e repetitivo. Eis uma típica descrição de lançamento feita por um contador profissional:
PGTO N/DATA C/ CHEQUE A VISTA CRUZADO PARA COMPRA DE CAFÉ MELITTA PCT. DE 500GRMS.Ou seja, ele repetiu tudo que a data do lançamento e as contas envolvidas já tinham tornado óbvio. Bastaria dizer "500g CAFÉ". Qual o sentido em dizer que algo foi "na data"? Se aconteceu ontem, lançar-se-ia com a data de ontem, certo?
Para facilitar a vida dos contadores prolixos, criou-se o histórico padrão, que é um pré-cadastro de descrições usadas muito freqüentemente. Ao final do histórico padrão, pode-se complementar com uma descrição livre. No exemplo acima, um bom candidato a histórico padrão seria "PGTO BLA BLA PARA COMPRA DE", pois é extremamente comum a compra de algo com cheque.
Assim, tanto o contador prolixo quanto o estressado digitador ficam felizes. Pessoalmente, acho que, numa contabilidade pequena, com um bom plano de contas, o histórico padrão é desnecessário. Mas 99% dos contadores discordarão.
O plano de contas é unidimensional. Muitas vezes, é necessário fazer o controle de custos em 2 dimensões. Por exemplo, temos as contas "gastos com xerox" e "gastos com cafeteria". Para controlar o gasto com xerox e café por setor individual, teríamos de criar inúmeras sub-contas: "gastos com xerox setor A", "gastos com xerox setor B"... O número de contas cresceria exponencialmente.
A tabela de centros de custo é uma espécie de plano de contas paralelo, mais informal e geralmente não hierárquico. Além das contas normais, o lançamento é atrelado a um centro de custo. Nem todo lançamento contábil terá um centro de custo; em geral, apenas as despesas normais de custeio (daí o nome).
Dessa forma, voltando ao nosso exemplo, haverá uma única conta contábil para "despesas com xerox". Se essa rubrica aparecer com valor elevado, o centro de custo será usado para eleger o bode expiatório. Da mesma forma, pode-se levantar de tempos em tempos quem é o centro de custo mais gastador...
O diário é o mais simples dos relatórios. Lista os lançamentos em ordem cronológica. Gasta bastante papel, e seu valor gerencial é quase nulo. Dificilmente você irá usá-lo, se estiver usando contabilidade informatizada.
Porém, é o único relatorio suficiente para recriação de todo o histórico contábil a partir de mídia impressa. Por isso, sua impressão é obrigatória em contabilidade fiscal. Sim, isso acaba gerando centenas de quilos em livros-diário.
Razão é a listagem de lançamentos, em ordem cronológica, mas de apenas uma conta em particular. Se as descrições dos lançamentos forem suficientemente claras, o razão já tem alguma utilidade gerencial, pois mostra o que aconteceu com aquela conta durante o período.
O razão também lista a evolução do saldo da conta (importante para contas patrimoniais), coisa que o diário não faz. Em contabilidade fiscal, sua impressão também é obrigatória, e gasta ainda mais papel que o diário. A propósito, não existe razão de contas sintéticas (eu nunca vi, ao menos).
O balanço é o rei dos relatórios contábeis, pois mostra todas as movimentações financeiras da entidade. É o principal relatório publicado pelas empresas de capital aberto. (IMHO empresas de capital fechado acima de certo tamanho também deveriam ser obrigadas a publicá-lo, mas isso é outra história...)
Cada linha do balanço lista uma conta, com seu saldo inicial, movimentos a débito, movimentos a crédito, e saldo final. Apenas as contas sem saldo e sem qualquer movimentação ficarão de fora, por completamente desinteressantes no período.
As contas sintéticas aparecem no balanço, com os valores acumulados das suas contas-filhas. Em balanços publicados, aparecem apenas as contas sintéticas de um certo nível para cima, por questões de brevidade.
O balanço emitido fora da época de fechamento é denominado "balancete de verificação"; ele não "fecha", ou seja, ativo é diferente de passivo. Já o balanço patrimonial "fecha" pois é emitido após o zeramento das contas de resultado. Nos balancos publicados, figuram apenas as contas patrimoniais. As contas de resultado são deixadas para o DRE.
Existe uma área altamente especializada da contabilidade, a análise de balanços, que destina-se a metrificar a saúde financeira com base no balanço público. Sobre ele há livros inteiros escritos, não pretendo entrar em detalhes aqui. Apenas vou pedir que você, ao dar uma olhada num balanço de jornal, preste atenção no seguinte:
O DRE demonstra a movimentação das contas de resultado. A rigor, um balanço pode fazer o mesmo, mas o DRE o faz num formato mais enxuto e apropriado.
Os DREs publicados trazem apenas contas sintéticas de certo nível para cima, por brevidade. Também rearranjam as contas para trazer as despesas numa ordem mais propria à análise. Exemplo:
(1) RECEITA BRUTA (2) DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA (e.g. impostos sobre faturamento) (3) RECEITA LÍQUIDA = (1-2) (4) CUSTOS VARIÁVEIS (5) MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO = (3-4) (6) CUSTOS FIXOS (7) LUCRO BRUTO = (5-6) (8) DESPESAS (9) LUCRO LÍQUIDO = (7-8)
Em particular no caso de haver prejuízo, o formato acima é útil porque vê-se rapidamente onde a empresa está gastando demais...
Os lançamentos "estéreis", como os de fechamento de balanço, não são levados em conta. Do contrário, todas as contas apareceriam com valor zero...
É difícil enxergar num balanço exatamente "de onde veio" e "para onde foi" o dinheiro. O ativo cresceu por faturamento ou por contração de dívidas? O ativo encolheu por excesso de despesa ou por devolução de capital aos sócios?
É possível responder a essas perguntas apenas com o balanço e o DRE em mãos, mas seria preciso calcular a movimentação líquida de cada conta. Se o Contas a Receber teve 2500 a débito e 2600 a crédito, sua movimentação líquida foi 100 a crédito, ou seja, no frigir dos ovos ele foi uma origem de recursos.
O demonstrativo de origens e aplicações faz exatamente isso - lista as movimentações líquidas das contas. Geralmente o faz em ordem crescente de valor. Naturalmente, as contas sem movimento no período não figuram no DOAR. Os lançamentos "estéreis", como os de fechamento de balanço, não são levados em conta.
Num plano de contas suficientemente detalhado, um DOAR de contas analíticas é inútil, não só porque fica incrivelmente longo, mas principalmente porque dilui muito o peso das contas individuais. Não me interessa se gastei 10 reais em canetas BIC de cor pink, mas certamente me interessa se gastei 100.000 de reais em material de expediente.
Dessa forma, um DOAR bem elaborado lista apenas contas sintéticas de determinado nível. Assim, o peso de diversas contas analíticas pequenas, porém numerosas, é multiplicado no relatório.
É uma pena que a lei não exija o DOAR, pois é um relatório altamente gerencial, que permite captar "de relance" o que ocorreu na vida financeira da entidade.
Bibliografia: Manual de Contabilidade das Sociedades por Ações (Sérgio de Iudícibus et al.).